Modern Work · Security
abril 22, 2014

Cómo evitar fugas de información sensible con la ayuda de Office 365 -Parte III (IRM)

Cómo evitar fugas de información sensible con la ayuda de Office 365 -Parte III (IRM)
3 min de lectura

Proteger correos electrónicos desde Microsoft Office y IRMProtege correos electrónicos enviados a usuarios de nuestra organización.

Tal y como os explicábamos hace unos días, IRM es una herramienta que encripta y protege la información sensible de accesos no autorizados.

En este tercer capítulo analizaremos cómo puedes proteger los correos electrónicos enviados a usuarios de tu organización.

Los empleados utilizan el correo electrónico para intercambiar información confidencial como informes y datos financieros, contratos legales, información confidencial de productos o datos sobre clientes y empleados. Como resultado, los buzones se convierten en repositorios de información confidencial y las fugas pueden convertirse en una seria amenaza para tu organización.

Los administradores de tu empresa pueden proteger en Exchange Online la salida de información a través del correo electrónico (incluidos los datos adjuntos), evitando que el contenido se filtre fuera de los límites de la organización.

Por ejemplo:

  • Evitar que un destinatario pueda realizar alguna de estas funciones: acceder, reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax , imprimir pantalla o cortar y pegar el contenido de un correo electrónico.
  • Crear reglas de protección y cifrado automáticas para emails que cumplen ciertas condiciones de negocio (enviados por alguien determinado, a alguien determinado, con textos determinados, etc, etc).

Una vez activado el sistema

Las opciones que los usuarios tendrán disponibles para encriptar un correo son:

  • Acceso sin restricciones (por defecto): Correo sin encriptar.
  • No reenviar: Los destinatarios pueden leer este mensaje, pero no pueden reenviar, imprimir ni copiar el contenido. El propietario de la conversación tiene permiso pleno para su mensaje y todas las respuestas del mismo.
  • Confidencial: El contenido es información registrada destinada solo a usuarios internos. Se puede modificar pero no se puede copiar e imprimir.
  • Confidencial, ver únicamente: El contenido es información registrada destinada solo a usuarios internos. No se puede modificar.

Proteger correos electrónicos desde Microsoft Office y IRM

¿Y qué sucede en el receptor?

Cuando los empleados envían un mensaje encriptado (o sea, protegido con IRM), los datos adjuntos reciben la misma protección que el mensaje (Word, Excel, PowerPoint, así como a los archivos con formato .xps).

Proteger correos electrónicos desde Microsoft Office y IRMCuando el receptor abre el correo con permisos, le mostrará un mensaje en la cabecera del mensaje indicando el tipo de restricciones del mensaje.

En esta imagen puedes intuir que hay un mensaje en la cabecera del email, pero como una de las restricciones de IRM es precisamente la captura de pantallas, os enseño una foto hecha con móvil. Sí, ya se, no lo podéis leer, pero de eso se trata 😉

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