06/02/2017 Publicado por: Softeng

¿Cuándo utilizarlos?

La colaboración es uno de los pilares esenciales de la productividad de una empresa y uno de los elementos que causa mayor impacto en la competitividad de ésta ¿pero sabemos gestionarla? 

La colaboración consiste en grupos o equipos de personas que se unen para trabajar y alcanzar un objetivo o una meta. No obstante, cada grupo es único con su estilo de trabajo y necesidades propias, conocer el modo en el que desean trabajar, en qué están trabajando y la velocidad a la que se ejecuta el proyecto son algunos de los factores que determinan cuál es la herramienta adecuada que les ayudará a alcanzar sus objetivos.

Colaboración para el estilo de trabajo de cada equipo
Office 365 incluye herramientas que se adaptan a la manera de trabajar de los equipos ofreciéndoles una solución integrada que les permite colaborar con más eficacia mediante chat, reuniones en línea, la co-autoría y compartición segura de archivos, correo electrónico de grupo y una red social corporativa pero ¿Cuándo trabajar con cada una? En este artículo te contamos cuáles son sus diferencias y los escenarios óptimos para cada una.

Microsoft Teams

¿Cuándo utilizarlos?Comenzamos con la última incorporación a Office 365, Microsoft Teams, un nuevo espacio de trabajo basado en chat y diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las empresas. Teams reúne en un espacio común,  las aplicaciones de colaboración necesarias para trabajar en equipo (Chats, Videoconferencias, notas, acceso a contenido, Office Online, planner, entre otras características).

Teams está diseñada para una necesidad de interacción instantánea; inicias una conversación con tu equipo de Teams normalmente esperando una respuesta inmediata para avanzar eficazmente en el proyecto. Una de sus capacidades diferenciadoras es que la herramienta nos ofrece la posibilidad de hacer seguimiento de las conversaciones  a través del historial del chat.

Además, Microsoft Teams incorpora T-Bot, un asistente de inteligencia artificial que ayuda a los usuarios a familiarizarse con el servicio.

Yammer

¿Cuándo utilizarlos?Yammer es la red social corporativa por excelencia, con ella puedes crear grupos por equipo, proyecto o tema y mantener conversaciones tipo foro. Habitualmente se utiliza para compartir conocimiento con compañeros o colegas de profesión, publicar noticias, abrir debates o formular preguntas, pero sin esperar una interacción inmediata de las conversaciones ya que en la mayoría de los casos las respuestas y participaciones se demoran horas y días.

Yammer permite mantener un diálogo con toda la empresa de una forma fácil y ordenada. Un espacio ideal para crear comunidades de interés, intercambios de experiencias, etc... Está, por tanto, en un campo de acción más abierto que los equipos de proyectos específicos de que se gestionan con Microsoft Teams o Grupos de office 365.

 

Grupos de Office 365

¿Cuándo utilizarlos?

Las diferencias entre Teams y Grupos de Office 365 son menos evidentes puesto que las dos herramientas comparten una gran parte de la infraestructura. De hecho, puedes crear un equipo de Teams a partir de un grupo de Office 365 existente.

Funciona con las aplicaciones de Office 365, de manera que los usuarios pueden realizar co-autoría de los archivos, almacenar archivos en la biblioteca de documentos del grupo, tomar notas con OneNote, organizar y asignar tareas a través de Planner, programar reuniones o enviar correos dentro del grupo.

Una de las diferencias por el momento con Teams es que la nueva herramienta de Office 365 no permite colaborar con personas externas y Grupos sí que lo permite. Por otro lado, Teams centra toda su plataforma en la agilidad del chat mientras que al utilizar Grupos será Outlook su interface habitual para las conversaciones y recursos compartidos.

Esta tabla, publicada por Microsoft, recoge una serie de escenarios o necesidades y la herramienta recomendada para cada uno de ellas.

¿Cuándo utilizarlos?

¿Quieres saber más sobre las herramientas de colaboración y el resto de aplicaciones que componen la suite de Office 365?

¡Sí, quiero saber más!

 

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