Matachana, compañía internacional especializada en soluciones de desinfección y esterilización, ha optimizado sus licencias Microsoft para 600 usuarios distribuidos en diferentes países gracias a la Plataforma de Softeng Max®.
El objetivo: adaptar cada tipo de licencia a las necesidades reales de cada grupo de usuarios, simplificar la gestión global del licenciamiento y avanzar hacia un modelo más eficiente, flexible y alineado con el uso real de Microsoft 365.
A medida que las empresas crecen, necesitan revisar cada vez más cómo gestionan sus licencias Microsoft para evitar licencias de Microsoft 365 sin usar, suscripciones con fechas de renovación distintas y asignaciones que no siempre reflejan lo que cada usuario necesita realmente.
En compañías internacionales, este reto es todavía mayor. No se trata solo de optimizar costes, sino también de mantener una asignación correcta del licenciamiento en cada sede, facilitar la imputación de costes por país y ofrecer al equipo financiero una visión clara de qué licencias corresponden a cada unidad.
El reto: optimizar licencias Microsoft en una empresa global
Matachana cuenta con un entorno Microsoft distribuido entre diferentes grupos, países y sedes. Esta realidad hacía necesario revisar el modelo de licenciamiento para asegurar que cada usuario tuviera la licencia adecuada y que cada país pudiera conocer con precisión qué licencias tenía asignadas.
Además, la compañía tenía varias suscripciones con fechas de renovación diferentes, lo que dificultaba la planificación financiera y la gestión administrativa del licenciamiento.
El reto se dividía en tres partes igual de importantes:
1. Optimizar el coste de las licencias Microsoft
Matachana quería pasar a un modelo de pago por avanzado que le permitiera acceder a mejores condiciones económicas y reducir el coste global de sus licencias.
2. Unificar las fechas de renovación de sus suscripciones
La compañía tenía diferentes suscripciones que renovaban en momentos distintos. Era necesario consolidarlas para que todas renovaran en el mismo mes y así simplificar la gestión financiera.
3. Mantener una asignación correcta por país y grupo de usuarios
El equipo financiero necesitaba saber cuántas licencias correspondían a cada país para poder imputar correctamente los costes a cada sede. Al mismo tiempo, para ellos era importante evitar que los usuarios tuvieran licencias superiores a las que realmente necesitaban para su trabajo diario.
Para conseguirlo, la optimización de licencias Microsoft no podía abordarse como un simple cambio administrativo. Era necesario analizar el uso real, definir perfiles de licenciamiento y aplicar cambios masivos de forma segura y controlada.
La solución: Una plataforma que permite controlar y gestionar las licencias Microsoft
Softeng acompañó a Matachana en la optimización de sus licencias Microsoft a través de la Plataforma de Softeng Max®, que permite gestionar licencias, usuarios y perfiles de forma centralizada y con capacidades avanzadas:
1. Acciones masivas para agilizar los cambios en licencias
Gracias a la posibilidad de realizar gestiones masivas dentro de la Plataforma de Softeng Max®, el proceso es mucho más ágil y sencillo. En lugar de realizar cambios manuales usuario por usuario, Matachana ha podido aplicar acciones masivas para añadir, reemplazar o ajustar licencias según las necesidades de cada grupo.
2. Creación de perfiles de licenciamiento
Uno de los puntos clave del proyecto fue la creación de perfiles de licenciamiento. Estos perfiles permiten asignar automáticamente las licencias adecuadas a cada usuario en función de su área o rol. Por ejemplo, un usuario de Marketing puede necesitar un conjunto de licencias diferente al de Finanzas, Operaciones o usuarios con necesidades más generales.
De esta forma, cuando se incorpora un nuevo usuario, la organización puede asignarle el perfil correspondiente y asegurarse de que recibe únicamente las licencias que necesita. Esto evita pagar por funcionalidades que no se utilizan y reduce el riesgo de inconsistencias en la asignación.
3. Reorganización de suscripciones Microsoft
Softeng ha ayudado a Matachana a reorganizar sus suscripciones, combinando modelos de pago mensual y anual para equilibrar ahorro y flexibilidad.
La compañía ha podido avanzar hacia un modelo de pago anual por avanzado, gracias a la funcionalidad Softeng Flexible de nuestra Plataforma de Softeng Max. obteniendo mejores condiciones económicas, pero sin renunciar por completo a la capacidad de ajustar licencias cuando cambia la plantilla.
4. Aplicación del modelo Softeng Flexible
La ventaja de Softeng Flexible es que permite optimizar el licenciamiento manteniendo el precio del pago anual, pero dejando el 10% de licencias con flexibilidad mensual.
Esto significa que, si Matachana necesita hacer cambios en el licenciamiento, puede dar de baja un porcentaje de licencias sin seguir asumiendo el coste durante todo el año.
Este modelo permite combinar el ahorro del compromiso anual con la flexibilidad que necesitan las organizaciones que tienen movimientos de personal.
Vuestra ayuda ha sido muy bien valorada. Valoro mucho el hecho de tener una plataforma única de control de todo lo que está pasando en nuestro entorno Microsoft.
El resultado: una gestión de licencias Microsoft más eficiente
Desde la puesta en marcha del proyecto, Matachana ha conseguido una gestión de licencias Microsoft más eficiente, transparente y ajustada al uso real de sus usuarios.
1. Más del 10% de ahorro en licencias Microsoft
La optimización del modelo de licenciamiento y el paso a pago por avanzado ha permitido a Matachana conseguir un ahorro superior al 10% mensual.
2. Licencias ajustadas a las necesidades de cada usuario
Gracias a los perfiles de licenciamiento, cada grupo de usuarios recibe las licencias que realmente necesita, evitando sobrecostes por asignaciones genéricas o excesivas.
3. Unificación de renovaciones para simplificar la gestión financiera
Las diferentes suscripciones se han consolidado para renovar en el mismo mes, facilitando la planificación presupuestaria y reduciendo la complejidad administrativa.
4. Flexibilidad en la gestión de licencias
Con Softeng Flexible, Matachana ha podido beneficiarse del precio del pago anual manteniendo capacidad de ajuste en una parte de sus licencias, algo especialmente útil cuando hay cambios en la plantilla.
5. Multifacturación y mayor control financiero
La asignación de licencias por sede permite conocer qué licencias corresponden a cada país y facilitar la imputación de costes a cada unidad internacional.
6. Gestión autónoma desde la Plataforma de Softeng Max®
La Plataforma de Softeng Max® ofrece una visión centralizada de todas las licencias y permite a Matachana gestionarlas de forma autónoma, aplicando cambios cuando lo necesita.
Valoro mucho vuestra proactividad. Recomendaría Softeng para cualquier empresa que quiera un valor añadido respecto a la suscripción base de una licencia Microsoft.
Gracias a la optimización de licencias Microsoft, Matachana ha conseguido mejorar la eficiencia operativa, reforzar el control financiero y asegurar que cada usuario cuenta con las herramientas adecuadas para su trabajo, sin pagar por recursos que no necesita.
Este enfoque demuestra que una gestión inteligente del licenciamiento no consiste únicamente en reducir costes, sino en construir un modelo más flexible, transparente y preparado para acompañar la evolución de la compañía.
¿Necesitas optimizar tus licencias Microsoft?
En Softeng podemos ayudarte a diseñar un modelo de licenciamiento más eficiente, flexible y adaptado a las necesidades de cada usuario.
