05/05/2022 Publicado por: Softeng

¿Procesos de negocio poco eficientes? 5 consejos prácticos para automatizarlos con IA

Insights del evento digital: “Descubre cómo llevar la automatización de tus procesos de negocio al siguiente nivel gracias a la inteligencia artificial.”

 

No será la primera vez que leas que la digitalización ha pasado de ser una opción a ser una obligación. El trabajo híbrido y la ventaja competitiva que aportan las nuevas tecnologías, han empujado a las empresas a acelerar su digitalización para adaptarse, modernizarse y seguir compitiendo en su sector.

Ahora bien, con los recursos y activos corporativos ya digitalizados, muchos de los procesos de negocio continúan siendo tareas manuales y repetitivas. Esto implica que sean poco eficientes y, por lo tanto, más costosos. Es aquí donde entra en juego, con una utilidad innegable, la automatización de procesos para que las personas se dediquen a tareas de mayor valor para el negocio. Pero no se trata únicamente de automatizar tareas repetitivas, sino que podemos llevar la automatización al siguiente nivel gracias a la inteligencia artificial.

Sin embargo, crear inteligencia artificial desde cero es difícil, costoso e implica mucho tiempo, por lo que en la mayoría de los casos no será una opción rentable. Por ello, lo óptimo es aprovechar soluciones ya existentes como Power Platform, un conjunto de herramientas inteligentes en la nube de Microsoft que nos ayudan a digitalizar, crear y automatizar nuestros procesos de negocio.

 

Cómo aplicar inteligencia artificial a la automatización de procesos, sin ciencia ficción

En este contexto, desde Softeng hemos organizado un evento digital con el objetivo de compartir, sin tecnicismos y con ejemplos prácticos, cómo podemos maximizar el potencial de las herramientas de Power Platform combinadas con la inteligencia artificial en la nube de Microsoft para automatizar y enriquecer los procesos de negocio de manera más eficiente y aprovechar toda la información que nos aporta; y llevar la automatización al siguiente nivel.

A través de una demo, Marc Jordana y Joseph Valdivia, expertos en Microsoft 365, han realizado un proceso de automatización de un proceso habitual de finanzas para la gestión de facturas, muy manual y repetitivo, mediante los flujos de escritorio de RPA y aplicándole una capa de inteligencia artificial para extraer la información que nos interesa de cada documento - en concreto, pdfs -, tal y como lo haría una persona, y, como último paso, almacenarla de manera centralizada en una base de datos en Dataverse para tener toda esa información de valor disponible para explotarla, posteriormente.

 

Cinco consejos prácticos

Como conclusión del evento digital, podemos extraer 5 consejos prácticos para llevar a cabo la automatización de vuestros procesos de negocio aplicando la inteligencia artificial de Microsoft, con el fin de conseguir mayor eficiencia y resolver problemas operativos en cualquiera de las áreas de negocio: recursos humanos, marketing, finanzas, etc.

 

1. Identificar los casos de uso idóneos

Identifica muy bien qué procesos se pueden automatizar, en cuáles va a aportar mayor valor y la prioridad. Aquí, menos es más. Así que recomendamos empezar automatizando aquellas tareas más sencillas, y poco a poco incorporar nuevos procesos. 

 

2. Definir bien el flujo del proceso a automatizar

El orden es la base de cualquier proceso, y más cuando hablamos de automatización robótica. Establecer de manera precisa todos los pasos de cada proceso a automatizar y definir su flujo óptimo, es primordial y te ahorrará ineficiencias en el futuro.

 

3. Conocer las herramientas de automatización

Parece obvio, pero las herramientas de automatización y los algoritmos de IA incluyen muchas opciones. Tener la capacitación tecnológica adecuada va a marcar la diferencia entre conseguir aprovechar el potencial de la automatización o generarte muchos dolores de cabeza, tiempo y dinero.

 

4. Probar y probar antes de lanzar la automatización

La experiencia nos enseña que es importantísimo tener en cuenta todas las posibles casuísticas para poner al límite y probar a fondo el proceso que hemos automatizado antes de ponerlo en producción, con el fin de evitar problemas y que genere más trabajo que valor aportado. Invierte tiempo en testearlo para ganarlo después.

 

5. Contar con un partner especialista

A diferencia del punto 3, quizás no parece tan obvio, pero contar con un equipo experto que tenga la especialización tecnológica y experiencia para que te acompañe y recomiende las mejores prácticas, termina siendo la mejor inversión.

 

Pregunta destacada

P. En la demo se muestra cómo se introducen datos de Dataverse desde el proceso que automatizado. Si se hace lo mismo para todos los procesos de la organización, ¿Se puede aprovechar toda esa información para algo más?

R. Por supuesto. Al fin y al cabo, Dataverse es nuestra base de datos de negocio, y por lo tanto, podemos aprovechar toda la información que almacenamos en ella para crear nuestros informes de inteligencia de negocio e, incluso, aprovecharla para nuestros procesos de análisis de datos. De hecho, os avanzamos que en el próximo evento digital que haremos a finales de septiembre, os enseñaremos como podéis explotar vuestros datos de negocio - estén en Dataverse o en otro tipo de base de datos - a través de herramientas en la nube de Microsoft.

 

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