03/11/2020 Publicado por: Softeng

Descubre una nueva forma de gestionar la información con Microsoft Lists

Microsoft Lists es la nueva aplicación de Microsoft 365 que nos permite realizar un seguimiento ágil de la información y organizar el trabajo en listas, de forma que podemos controlar todo el flujo de procesos entre Microsoft Teams, SharePoint Online y Outlook.

El funcionamiento de Microsoft Lists es simple, ya que permite crear desde cero, o por plantillas, tablas de registros listas para usar, y compartirlas fácilmente con cualquier persona y desde cualquier dispositivo. Las listas son inteligentes, ya que permiten mantener a todos los usuarios implicados sincronizados e informados mediante alertas y gracias a sus características colaborativas. Lists, además, es de lo más flexible, ​pues permite personalizar listas a nuestro gusto y según las necesidades de nuestro trabajo y nuestra organización.

La aplicación está pensada para realizar seguimientos de incidencias, seguimientos de activos, de rutinas, de contactos, inventarios, eventos y mucho más.

Las funcionalidades que destacamos son:

  • Microsoft Lists home (web) y aplicación móvil: que ofrece la posibilidad de crear nuevas listas, compartir, acceder a listas recientes y favoritas en un único lugar para poder administrar todas tus listas.
  • Microsoft Teams & Microsoft Lists: permite crear una nueva lista o añadir una lista existente directamente en un canal de Teams, podrás combinar las listas con conversaciones en paralelo.
  • Las plantillas predefinidas de listas: Lists ofrece varias plantillas adaptadas a iniciar escenarios comunes con estructura, formularios, vistas y formatos preconfigurados.
  • Vistas personalizables, reglas inteligentes y uso compartido: la organización de tus listas lo es todo, por esta razón Lists nos facilitará poder visualizar tu información, construir reglas y compartirlas con toda confianza.

Profundicemos en cada funcionalidad al detalle.

Microsoft Lists home (web) y aplicación móvil

Para llegar a la página principal de Microsoft Lists haremos clic en el icono de Lists que se encuentra en el lanzador de aplicaciones de Microsoft 365. En este apartado podrás ver y administrar todas tus listas. Además, podrás crear nuevas listas a partir de listas existentes, importar datos de tablas de Excel y lo más llamativo e innovador es que podrás utilizar diversas plantillas de lista que Lists trae por defecto, adaptadas a casos de uso específicos.

Más allá de la creación, podrás gestionar todas tus listas, seleccionar tus favoritas, ver las más recientes e incluso las listas compartidas.

Descubre una nueva forma de gestionar la información con Microsoft Lists

 

Lists Home pone todas tus listas al alcance de tu mano en el navegador web, y a finales de año 2020 llegará la aplicación móvil de Microsoft Lists.

Microsoft Teams & Microsoft Lists

Descubre una nueva forma de gestionar la información con Microsoft Lists

Gracias a la perfecta integración entre Microsoft Team y Microsoft Lists podrás colaborar con toda tu organización en listas, usando vistas flexibles como cuadriculas, tarjetas y calendarios. La visualización ágil y rápida organización de la información mejorará la experiencia de usuario para que sea más clara y concisa. Podrás agregar listas existentes a canales, grupos y conversaciones individuales.

Las plantillas predefinidas de listas

Microsoft Lists incorpora una serie de plantillas que te ayudarán a ahorrar tiempo en la creación de nuevas listas o te servirán de inspiración. Dispone de una vista previa para que puedas decir qué plantilla se adapta más a tus requisitos, de todas maneras, puedes modificarlas a tu gusto y necesidades. También para ahorrar tiempo puedes crear una lista a partir de una lista existente, heredando la estructura y el formato. Incluso puede crear una lista desde Microsoft Excel, importando los datos de una tabla.

Vistas personalizables, reglas inteligentes y el uso compartido mantiene a todos sincronizados

Desde Microsoft Lists podremos mejorar la visualización de los datos para que sea sencilla e intuitiva. Gracias a esto, tu organización podrá sacar el mayor provecho y maximizar tu productividad.

Hay cuatro vistas principales con las que podremos configurar nuestras listas. Los formatos de vista de Lista, Cuadrícula, Galería y Calendario. Cada vista predeterminada tiene sus ventajas podremos decidir cuál es la más conveniente. Por ejemplo, la vista de Galería podríamos utilizarla en el momento que se quiera resaltar imágenes o la vista del calendario cuando la información a mostrar incluya fechas. También para una mejor organización podrá personalizar agregando filtros u ordenación para tener una visualización más atractiva.

Las reglas inteligentes se asemejan a los filtros de los que ya disponemos en Outlook, con la misma filosofía “Si ocurre esto, haz eso”. Gracias a esto, podremos configurar algunas acciones y avisos cuando se produzcan ciertos eventos en nuestras listas. Además, las posibilidades aumentan cuando hablamos de la integración con Power Apps y Power Automate.

Descubre una nueva forma de gestionar la información con Microsoft Lists

Finalmente, podrás compartir listas con permisos de edición o solo de lectura. También podrás compartir elementos individuales, activar o desactivar la capacidad de edición, establecer una fecha de caducidad o exigir una contraseña antes de acceder a los datos. Esto hará que trabajar con tus compañeros sea eficaz y rápido. Las personas con acceso podrán añadir comentarios a las lista o elemento para aumentar la productividad y comunicación del equipo.

Recordamos que Microsoft 365 ha realizado el despliegue de Microsoft Lists durante el mes de septiembre. También está prevista la integración de todas las funcionalidades mostradas y la publicación de la aplicación móvil para Android y iOS para las próximas semanas.

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