Microsoft Lists és la nova aplicació de Microsoft 365 que ens permet realitzar un seguiment àgil de la informació i organitzar el treball en llistes, de manera que podem controlar tot el flux de processos entre Microsoft Teams, SharePoint Online i Outlook.

El funcionament de Microsoft Lists és simple, ja que permet crear des de zero, o per plantilles, taules de registres punt per utilitzar, i compartir-les fàcilment amb qualsevol persona i des de qualsevol dispositiu. Les llistes són intel·ligents, ja que permeten mantenir a tots els usuaris implicats sincronitzats i informats mitjançant alertes i gràcies a les seves característiques col·laboratives. Lists, a més, és d'allò més flexible, ja que permet personalitzar llistes al nostre gust i segons les necessitats del nostre treball i la nostra organització.

L'aplicació està pensada per a realitzar seguiments d'incidències, seguiments d'actius, de rutines, de contactes, inventaris, esdeveniments i molt més.

Les funcionalitats que destaquem són:

• Microsoft Lists home (web) i aplicació mòbil: que ofereix la possibilitat de crear noves llistes, compartir, accedir a llistes recents i favorites en un únic lloc per poder administrar totes les teves llistes.
• Microsoft Teams & Microsoft Lists: permet crear una nova llista o afegir una llista existent directament en un canal de Teams, podràs combinar les llistes amb converses en paral·lel.
• Les plantilles predefinides de llistes: Lists ofereix diverses plantilles adaptades a iniciar escenaris comuns amb estructura, formularis, vistes i formats preconfigurats.
• Vistes personalitzables, regles intel·ligents i ús compartit: l'organització de les teves llistes ho és tot, per aquesta raó Lists ens facilitarà poder visualitzar la teva informació, construir regles i compartir-les amb tota confiança.

Aprofundim en cada funcionalitat a l'detall.

Microsoft Lists home (web) i aplicació mòbil

Per arribar a la pàgina principal de Microsoft Lists farem clic a la icona de Lists que es troba en el llançador d'aplicacions de Microsoft 365. En aquest apartat podràs veure i administrar totes les teves llistes. A més, podràs crear noves llistes a partir de llistes existents, importar dades de taules d'Excel i el més cridaner i innovador és que podràs utilitzar diverses plantilles de llista que Lists porta per defecte, adaptades a casos d'ús específics.

Més enllà de la creació, podràs gestionar totes les teves llistes, seleccionar les teves favorites, veure les més recents i fins i tot les llistes compartides.

Lists Home posa totes les teves llistes a l'abast de la mà en el navegador web, ia finals d'any 2020 arribarà l'aplicació mòbil de Microsoft Lists.

Microsoft Teams & Microsoft Lists

Gràcies a la perfecta integració entre Microsoft Team i Microsoft Lists podràs col·laborar amb tota la teva organització en llistes, usant vistes flexibles com quadrícules, targetes i calendaris. La visualització àgil i ràpida organització de la informació millorarà l'experiència d'usuari perquè sigui més clara i concisa. Podràs afegir llistes existents a canals, grups i converses individuals.

Les plantilles predefinides de llistes

Microsoft Lists incorpora una sèrie de plantilles que t'ajudaran a estalviar temps en la creació de noves llistes o et serviran d'inspiració. Disposa d'una vista prèvia perquè puguis dir quina plantilla s'adapta més als teus requisits, de tota manera, pots modificar al teu gust i necessitats. També per estalviar temps pots crear una llista a partir d'una llista existent, heretant l'estructura i el format. Fins i tot pot crear una llista des de Microsoft Excel, important les dades d'una taula.

Vistes personalitzables, regles intel·ligents i l'ús compartit manté a tots sincronitzats

Des de Microsoft Lists podrem millorar la visualització de les dades perquè sigui senzilla i intuïtiva. Gràcies a això, la teva organització podrà treure el major profit i maximitzar la teva productivitat.

Hi ha quatre vistes principals amb què podrem configurar les nostres llistes. Els formats de vista de Llista, Graella, Galeria i Calendari. Cada vista per defecte té els seus avantatges podrem decidir quina és la més convenient. Per exemple, la vista de Galeria podríem utilitzar-la en el moment que es vulgui ressaltar imatges o la vista de l'calendari quan la informació a mostrar inclogui dates. També per a una millor organització podrà personalitzar afegint filtres o ordenació per tenir una visualització més atractiva.

Les regles intel·ligents s'assemblen als filtres dels que ja disposem a l'Outlook, amb la mateixa filosofia "Si passa això, fes això". Gràcies a això, podrem configurar algunes accions i avisos quan es produeixin determinades incidències en les nostres llistes. A més, les possibilitats augmenten quan parlem de la integració amb Power Apps i Power Automate.

Finalment, podràs compartir llistes amb permisos d'edició o només de lectura. També podràs compartir elements individuals, activar o desactivar la capacitat d'edició, establir una data de caducitat o exigir una contrasenya abans d'accedir a les dades. Això farà que treballar amb els teus companys sigui eficaç i ràpid. Les persones amb accés podran afegir comentaris a les llista o element per augmentar la productivitat i comunicació de l'equip.

Recordem que Microsoft 365 ha realitzat el desplegament de Microsoft Lists durant el mes de setembre. També està prevista la integració de totes les funcionalitats mostrades i la publicació de l'aplicació mòbil per Android i iOS per a les pròximes setmanes.